三、全面、客觀、準(zhǔn)確地查找審核證據(jù),作出切實(shí)具體的、符合實(shí)際的審核結(jié)論。
1.查找審核證據(jù);ISO 19011:2002給出的“審核證據(jù)”的定義,還提出了從收集信息到得出審核結(jié)論的過程。從審核的過程分析,可以認(rèn)識(shí)到審核人員在審核活動(dòng)中,首先要從大量的審核信息源中獲得審核證據(jù),再將獲得的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則得出審核發(fā)現(xiàn),綜合所有的審核發(fā)現(xiàn)并考慮審核目的后進(jìn)行評(píng)審,得出對(duì)質(zhì)量管理體系的有效審核結(jié)論。查找審核證據(jù),是得出審核結(jié)論的前提。因此,客觀、全面、準(zhǔn)確地獲得審核證據(jù),是確保質(zhì)量管理體系審核有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。ISO 19011:2002還提出“基于證據(jù)的方法”這個(gè)審核原則,它是在一個(gè)系統(tǒng)的審核過程中,得出可信的和可重現(xiàn)的審核結(jié)論的合理方法。由于時(shí)間有限、資源有限,審核證據(jù)應(yīng)建立在可獲得信息樣本的基礎(chǔ)上。ISO 19011:2002特別強(qiáng)調(diào)了抽樣的合理性與審核結(jié)論的可信性密切相關(guān)。為了確保質(zhì)量管理體系審核的有效性,減少審核風(fēng)險(xiǎn),現(xiàn)場審核中應(yīng)當(dāng)做到:合理抽樣,抽樣方案要明確總體樣本,并從中隨機(jī)、獨(dú)立和分層抽樣;深入審核,將關(guān)鍵過程和影響過程的主要因素作為審核重點(diǎn);以可重現(xiàn)的客觀事實(shí)為基礎(chǔ),形成審核證據(jù);不符合的審核發(fā)現(xiàn),要得到受審核方的確認(rèn),并按照要求進(jìn)行及時(shí)關(guān)閉,確保質(zhì)量管理體系審核的有效性。
2.作出適當(dāng)?shù)膶徍私Y(jié)論;ISO 19011:2002給出了作出審核結(jié)論的實(shí)用幫助的指南,可陳述的內(nèi)容包括:管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度;管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)情況;管理評(píng)審過程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力。這均涉及到管理體系的符合性和有效性,強(qiáng)調(diào)了管理體系不僅要實(shí)施,還必須保持和改進(jìn),并持續(xù)改進(jìn)和不斷創(chuàng)新。審核組織的管理評(píng)審也要關(guān)注管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)方面的能力是否符合審核準(zhǔn)則的要求。
3.全面關(guān)注審核質(zhì)量管理體系的有效性,即關(guān)注完成質(zhì)量管理體系策劃的活動(dòng)和達(dá)到策劃結(jié)果的程度,應(yīng)當(dāng)理解為組織對(duì)完成活動(dòng)預(yù)期的績效,是過程控制結(jié)果的表現(xiàn)。可以認(rèn)為,評(píng)價(jià)體系的有效性就是評(píng)價(jià)組織實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的能力。有效性不只是原則性的、抽象的要求,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在可以測量和評(píng)價(jià)的結(jié)果中,主要包括:質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性和實(shí)現(xiàn)情況;顧客滿意情況,包括顧客滿意和顧客抱怨的綜合反饋信息;過程業(yè)績和產(chǎn)品的符合性,包括變化情況和發(fā)展的趨勢;質(zhì)量管理體系的有效實(shí)施和運(yùn)行,包括糾正措施和預(yù)防措施的有效處置和整改落實(shí);形成了自我完善的質(zhì)量管理機(jī)制,使組織的質(zhì)量管理體系進(jìn)人了良性循環(huán)狀態(tài)。
總之,查找審核證據(jù),對(duì)質(zhì)量管理體系作出有效的審核結(jié)論,并全面關(guān)注審核質(zhì)量管理體系的有效性,既不要將重點(diǎn)放在追求與質(zhì)量管理體系文件的符合性上,也不要以一般不符合項(xiàng)的多少作為評(píng)價(jià)的主要依據(jù),而是要全面、準(zhǔn)確地對(duì)質(zhì)量管理體系作出有效的評(píng)價(jià),特別是質(zhì)量管理體系的有效性能夠給受審核方帶來的實(shí)實(shí)在在的績效和市場份額,以及可以識(shí)別的質(zhì)量管理改進(jìn)機(jī)會(huì)和可持續(xù)的創(chuàng)新發(fā)展趨勢,使審核活動(dòng)獲得生產(chǎn)服務(wù)成本的降低及經(jīng)濟(jì)效益的增值。