在建立了適宜的質(zhì)量管理體系文件后,怎樣確保有效運(yùn)行這是管理增殖的關(guān)鍵,而審核和管理評審是維護(hù)體系運(yùn)行的一項(xiàng)有效措施,通過審核和管理評審才能評價評價體系運(yùn)行的符合性、適宜性和有效性,同時找出問題進(jìn)行改進(jìn)。
一是東方公司根據(jù)公司特點(diǎn)采取了“統(tǒng)一策劃 分層實(shí)施 集中、滾動與專項(xiàng)相結(jié)合”的審核模式。即每年由公司統(tǒng)一策劃內(nèi)部審核和管理評審方案,確定本年度審核和評審重點(diǎn),提出要求,分公司、直屬單位及其下設(shè)單位三個層次分別做出本職責(zé)范圍的審核計劃,完成審核報告的編寫上報上一級管理部門,完成公司各單位、各業(yè)務(wù)范圍、各部門的審核,達(dá)到不留死角、覆蓋全面、滿足審核要求。
二是統(tǒng)一策劃外部認(rèn)證審核,確保體系有效統(tǒng)一。全公司統(tǒng)一由一個認(rèn)證公司進(jìn)行外部認(rèn)證審核,獲得一個認(rèn)證證書,這樣即有利于審核標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、尺度一致,也便于協(xié)調(diào)、節(jié)約資源,同比分別取證僅認(rèn)證費(fèi)節(jié)約近4倍。特別是把公司體系運(yùn)行和審核統(tǒng)一到了一個平臺上,更有利于統(tǒng)一管理和評價,通過實(shí)踐表明即保證了體系的有效運(yùn)行,又得到了公司各方的好評和認(rèn)可。起到了有效管理的示范作用。公司目前按ISO:9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)建立了設(shè)備管理體系和黨建管理體系,對推動規(guī)范公司各項(xiàng)管理起到積極的作用。
3、構(gòu)建完善的質(zhì)量管理網(wǎng)絡(luò),建立一支高素質(zhì)的內(nèi)審隊(duì)伍,是確保體系運(yùn)行的重要保證
體系的有效運(yùn)行和維護(hù)是要靠具有質(zhì)量管理技能的質(zhì)量管理人員去完成,特別是大型企業(yè)要把廣域復(fù)雜的各層面有效管理,就需要各級的質(zhì)量管理人員去推進(jìn)和維護(hù)。東方公司經(jīng)過十幾年的實(shí)踐,建立了較為完善的四級質(zhì)量管理網(wǎng)絡(luò),每層均配有經(jīng)過質(zhì)量管理和內(nèi)審培訓(xùn)的具有資質(zhì)的質(zhì)量管理崗位人員,要求每個施工隊(duì)伍要配備1~2名質(zhì)量管理人員以確保公司采集成果質(zhì)量和體系在現(xiàn)場的有效實(shí)施,目前公司約有專兼職質(zhì)量管理人員近200名,具有經(jīng)過培訓(xùn)去的內(nèi)審員資格的人員近900名。為質(zhì)量管理和體系運(yùn)行提供了人員保障。
此外,要想讓內(nèi)審起到有效作用,還必須通過現(xiàn)場內(nèi)審實(shí)踐,不斷提高內(nèi)審技巧,才能保證審核效用。東方公司分層次培養(yǎng)內(nèi)審人員,公司級主管人員全部獲得了國家質(zhì)量管理審核員資質(zhì),定期參加外部審核,不斷提高審核能力和技巧,得到了多場和、多專業(yè)的實(shí)際審核鍛煉,同時吸取了不少企業(yè)質(zhì)量管理的好的經(jīng)驗(yàn),也在企業(yè)內(nèi)介紹和推廣,從而推動了企業(yè)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行和改進(jìn)。同時在公司級審核中合理策劃,采用傳幫帶,幾年來培養(yǎng)了近30位有較強(qiáng)審核能力的內(nèi)審員,每年參加公司級審核,這些人員同時又成為了二級單位質(zhì)量審核骨干,組織本單位審核,培養(yǎng)二級單位審核員,從而形成了一支審核團(tuán)隊(duì),支持了體系的有效運(yùn)行。
4、將質(zhì)量管理體系與其他業(yè)務(wù)部門的管理有機(jī)結(jié)合,也是體系有效運(yùn)行的關(guān)鍵
質(zhì)量管理體系涉及企業(yè)管理從合同簽訂、采購、人員、設(shè)備、項(xiàng)目實(shí)施等管理的各環(huán)節(jié),同時其運(yùn)行涉及到管理的各職能部門,針對石油大型企業(yè)的特點(diǎn),每項(xiàng)業(yè)務(wù)均有相應(yīng)部室主管,有相應(yīng)的職責(zé),而質(zhì)量管理歸口部門是這些部門的平行部門,怎樣使質(zhì)量體系文件的編寫與其他部門有機(jī)結(jié)合,同時協(xié)調(diào)運(yùn)行也是必須考慮的現(xiàn)實(shí)問題。
東方公司通過研究和實(shí)踐采取了讓其他部門各負(fù)其責(zé)編制歸口管理的程序和記錄表式,同時采用模塊鏈接的形式,盡可能直接利用原有文件和流程,與日常工作有機(jī)結(jié)合,對不滿足質(zhì)量體系要求的部分進(jìn)行補(bǔ)充,這樣即避免了體系文件與實(shí)際運(yùn)行兩張皮的現(xiàn)象,也同時利用體系這一系統(tǒng)的管理理念不斷改進(jìn)各部門的工作。如東方公司物資管理部門在體系運(yùn)行的過程中,供方評價信息不斷細(xì)化和具體,增加了對分包方的過程控制和管理,對供方現(xiàn)場開展了第二方質(zhì)量管理體系審核,使采購質(zhì)量穩(wěn)步提高;培訓(xùn)部門通過運(yùn)行質(zhì)量管理體系使“培訓(xùn)流程”不斷完善,增加了教師、設(shè)施、課程設(shè)計、培訓(xùn)效果等多項(xiàng)評價,使培訓(xùn)更加有效,體系起到的作用也使質(zhì)量管理體系運(yùn)行得到了各職能部門的認(rèn)可和配合,形成體系在公司各部門持續(xù)有效。
5、建立目標(biāo)責(zé)任考核機(jī)制,促進(jìn)體系的持續(xù)改進(jìn)