在有,從管理評(píng)審的輸入要求看,GB/T19001-2008要求輸入的信息是7項(xiàng);GB/T24001-2004是8項(xiàng);GB/T28001-2011是5項(xiàng);GB/T 23331-2009是8項(xiàng)。這些輸入信息(主題事項(xiàng))產(chǎn)生的時(shí)間不會(huì)一樣,最高管理應(yīng)及時(shí)評(píng)審每一個(gè)輸入信息(主題事項(xiàng)),以解決管理體系運(yùn)行中存在的問(wèn)題,不能因?yàn)橐却荒暌淮喂芾碓u(píng)審,使管理體系(日常工作)不能持續(xù)的適宜、充分和有效的運(yùn)行。
因此,時(shí)間間隔的策劃,由組織按需求確定。通常,由最高管理者主持的生產(chǎn)例會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)議(包括內(nèi)審末次會(huì))、緊急會(huì)議、月度總結(jié)、半年總結(jié)、年度總結(jié)等均為管理評(píng)審。
這些會(huì)議的時(shí)間的確定即為“策劃的時(shí)間間隔”。
3、對(duì)“保持管理評(píng)審的記錄”的理解
前文已指出,管理評(píng)審是最高管理者的所進(jìn)行的活動(dòng),所以要保持管理評(píng)審每一個(gè)過(guò)程(P-D-C-A)的記錄。既,會(huì)議通知、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、發(fā)言內(nèi)容、評(píng)審結(jié)論、會(huì)議紀(jì)要等
4、對(duì)“輸入、輸出”的理解
標(biāo)準(zhǔn)所列的管理評(píng)審輸入信息,均可是評(píng)審的主題事項(xiàng),每次評(píng)審時(shí)可以是一項(xiàng)或多項(xiàng),甚至是全項(xiàng)。由組織最高管理者依據(jù)指揮和控制組織的協(xié)調(diào)活動(dòng)以及建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的需求而定。通常是組織的本次會(huì)議內(nèi)容。
評(píng)審輸出是評(píng)審的主題事項(xiàng)是否達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的結(jié)果,其(體系及過(guò)程績(jī)效、方針和目標(biāo)、資源方面的)任何決定和措施都是為確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。通常是組織的會(huì)議紀(jì)要。
5、審核方法
在審核實(shí)踐中,大部分的受審核方均是按一年一次進(jìn)行管理評(píng)審,大部分審核員都是向體系主管部門索要管理評(píng)審計(jì)劃、管理評(píng)審記錄、管理評(píng)審報(bào)告。而不是對(duì)最高管理者進(jìn)行審核。審核員認(rèn)同受審核方專為第三方審核而做的管理評(píng)審方式,促使組織的“兩層皮”的出現(xiàn)。
下面給出審核建議:
a)確定最高管理者為審核對(duì)象
管理評(píng)審是組織最高管理者的職責(zé),是其管理工作的重要活動(dòng),因此,管理評(píng)審的審核對(duì)象是最高管理者,而不是所謂的體系主管部門?赏ㄟ^(guò)交談的方式進(jìn)行審核,了解組織的實(shí)際管理評(píng)審方式,了解最高管理者對(duì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求的管理評(píng)審的理解。同時(shí)引導(dǎo)組織的最高管理者正確認(rèn)識(shí)管理評(píng)審的要求。
b)收集由最高管理者主持的會(huì)議記錄
根據(jù)最高管理者介紹的組織實(shí)際開展的管理評(píng)審情況(生產(chǎn)例會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)議(包括在內(nèi)審末次會(huì)上最高管理者的發(fā)言)、緊急會(huì)議、月度總結(jié)、半年總結(jié)、年度總結(jié)),抽樣審核(前述會(huì)議的)會(huì)議紀(jì)要。通常,會(huì)議紀(jì)要留存在辦公室(總經(jīng)理辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、綜合辦公室),可抽查連續(xù)的3個(gè)例會(huì)記錄和至少1個(gè)總的總結(jié)記錄。
c)形成審核發(fā)現(xiàn)
依據(jù)審核準(zhǔn)則(管理評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)要求及組織的自身要求),評(píng)價(jià)所獲得的審核證據(jù)是否符合要求。
首先,評(píng)價(jià)組織是否按策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行管理評(píng)審,是否按規(guī)定的要求組織進(jìn)行了各項(xiàng)會(huì)議。
其次,評(píng)價(jià)組織的會(huì)議內(nèi)容是否滿足標(biāo)準(zhǔn)的輸入要求。對(duì)于管理評(píng)審的輸入,允許組織通過(guò)一次或多次會(huì)議的內(nèi)容滿足。
最后,評(píng)價(jià)組織是否針對(duì)會(huì)議內(nèi)容(輸入)進(jìn)行了評(píng)審,會(huì)議中提出的問(wèn)題是否做出決定和措施(會(huì)議紀(jì)要),各項(xiàng)改進(jìn)決定和措施是否得到落實(shí),資源是否得到落實(shí)。
6、管理評(píng)審審核實(shí)例