如何提高質(zhì)量管理體系審核有效性的論述

作者：admin  發(fā)表時(shí)間：2013/6/4 16:12:29  點(diǎn)擊：39951


    示例1 某企業(yè)背景是：有較高的知名度和質(zhì)量管理水平，全體員工的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量意識(shí)較強(qiáng)，在行業(yè)中獲得很多稱號(hào)，有一整套確保產(chǎn)品質(zhì)量的規(guī)范和規(guī)章制度，2004年申請(qǐng)質(zhì)量管理體系認(rèn)證至今。通過(guò)審核，審核組在充分肯定企業(yè)管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些影響體系有效和高效運(yùn)行的問(wèn)題。例如，體系文件過(guò)于煩瑣，有些關(guān)鍵過(guò)程控制要求又不突出。由于受到不太準(zhǔn)確的質(zhì)量管理體系文件編寫的指導(dǎo)，為了防止不同文件要求的相互矛盾，將大量?jī)?nèi)部規(guī)章制度直接納人質(zhì)量管理體系文件中，僅質(zhì)量手冊(cè)就達(dá)到幾十萬(wàn)字。由于文件管理和控制的高度集中，造成文件的使用和修改十分煩瑣和效率低下，重點(diǎn)也不突出。這種做法雖然與標(biāo)準(zhǔn)要求并不矛盾，但不利于企業(yè)質(zhì)量管理體系文件的使用和管理，管理工作效率也不高。因此，審核組在與企業(yè)最高管理者溝通的過(guò)程中，建議在可能的情況下對(duì)體系文件進(jìn)行必要的改進(jìn)，如將大量規(guī)章制度作為引用文件，不直接進(jìn)人質(zhì)量手冊(cè)或程序文件，文件修改審批權(quán)限適當(dāng)下放，分級(jí)管理從而提高文件控制和管理水平。在不影響體系文件作用的前提下，使質(zhì)量管理體系文件得到有效和高效的應(yīng)用，盡可能地減少體系運(yùn)行中的煩瑣程序和形式主義，受到受審核方的一致贊同，并在體系運(yùn)行中獲得良好的效果。
    示例2 某公司的企業(yè)背景是：領(lǐng)導(dǎo)有較高的質(zhì)量意識(shí)和管理水平，有創(chuàng)造國(guó)內(nèi)先進(jìn)、國(guó)際一流的目標(biāo)和追求，并引進(jìn)了不少先進(jìn)的管理理念和方法，制定和實(shí)施了企業(yè)文化手冊(cè)和員工手冊(cè)。這個(gè)企業(yè)早在1999年就按照ISO 9001：1994標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)質(zhì)量管理體系認(rèn)證，2009年又按照2008版標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了轉(zhuǎn)換，質(zhì)量管理體系已經(jīng)有多年的運(yùn)行經(jīng)歷。審核組深刻地感受到，他們?cè)缫巡粷M足那種以符合性評(píng)價(jià)為主要內(nèi)容的審核，而是對(duì)認(rèn)證有著更高的要求和期望。審核組與最高管理者溝通時(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)肯定了體系實(shí)施以來(lái)所取得的成績(jī)，認(rèn)為他們工作是認(rèn)真的，結(jié)果是有效的；認(rèn)為ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)是符合公司情況的適宜工具，但有些細(xì)節(jié)還有補(bǔ)充和修改的余地，因此準(zhǔn)備對(duì)組織機(jī)構(gòu)、流程進(jìn)行評(píng)估。公司領(lǐng)導(dǎo)還強(qiáng)調(diào)，原有的機(jī)構(gòu)和做法與公司采取的主動(dòng)進(jìn)取戰(zhàn)略、快速增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)不夠適應(yīng)，不能按照固定模式一成不變，必須結(jié)合實(shí)際改進(jìn)強(qiáng)化質(zhì)量管理意識(shí)，建立質(zhì)量管理體系必須落實(shí)機(jī)制，還要考慮實(shí)施ISO 9000族標(biāo)準(zhǔn)的成本和效率問(wèn)題。通過(guò)與審核組的有效溝通，審核組理解了最高管理者的期望和需求，并與受審核方一起分析審核中發(fā)現(xiàn)的潛在問(wèn)題和不足，如存在個(gè)別管理不規(guī)范，用經(jīng)驗(yàn)做法代替工作程序等行為，審核組幫助企業(yè)將有益的做法納人體系文件，并提高了對(duì)規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)。針對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的改進(jìn)愿望和需求（包括考慮成本和效率問(wèn)題），審核組重點(diǎn)介紹了一些國(guó)內(nèi)外質(zhì)量管理的優(yōu)秀模式，引導(dǎo)公司追求卓越經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)成功發(fā)展，如建議管理評(píng)審中增加與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的水平對(duì)比等思路，使受審核方真正感覺到審核給自己帶來(lái)的收益，展現(xiàn)出增值審核的效果，并在次年獲得了較大的市場(chǎng)份額。

六、實(shí)現(xiàn)審核有效性和增值審核，關(guān)注產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程在信息系統(tǒng)中體現(xiàn)和應(yīng)用，確保質(zhì)量管理體系審核的有效性。

ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃)系統(tǒng)，是供應(yīng)鏈管理的信息集成系統(tǒng)，包括供應(yīng)商、生產(chǎn)、采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)、顧客關(guān)系管理、市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)等。ERP等信息化系統(tǒng)是將現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理思想在信息的流轉(zhuǎn)中得到貫穿，最終在產(chǎn)品上得到體現(xiàn)。ERP系統(tǒng)反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理思想，在將生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量業(yè)務(wù)管理流程通過(guò)系統(tǒng)予以固化，企業(yè)管理效率得到極大提高的同時(shí)，管理水平也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。為此，在ISO9001審核時(shí)應(yīng)充分利用ERP的資源，從不同的功能模塊的運(yùn)行中尋找符合性和有效性的證據(jù)。在ERP系統(tǒng)的銷售、質(zhì)量管理和生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程中，比較充分地體現(xiàn)了ISO9001標(biāo)準(zhǔn)第七、八章的管理要求。使審核在ERP系統(tǒng)中獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)和分析，以確定滿足審核準(zhǔn)則程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。為此，作為一名審核員要學(xué)習(xí)、了解、掌握信息系統(tǒng)上留下的各項(xiàng)各類證據(jù)，學(xué)會(huì)在OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和ERP信息系統(tǒng)中的文件控制、產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)和可追溯性等過(guò)程審核帶來(lái)有效性的證據(jù)。對(duì)于信息化高度集中的現(xiàn)代企業(yè)的質(zhì)量管理體系的有效審核，如果企業(yè)的質(zhì)量管理體系相關(guān)過(guò)程的運(yùn)行情況和證據(jù)在ERP等信息系統(tǒng)中已經(jīng)存在并有效運(yùn)行，作為一名審核員在實(shí)施審核時(shí)應(yīng)予以肯定，而不應(yīng)要求企業(yè)提供其他形式的證據(jù)。但是，不同的企業(yè)，信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也不一樣，實(shí)施效果也不相同。審核員應(yīng)當(dāng)利用其信息集中、準(zhǔn)確及時(shí)和便于分析的有利方面，來(lái)提高質(zhì)量管理體系有效性審核的水平和效率。這就需要我們審核員加強(qiáng)對(duì)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和ERP等信息系統(tǒng)的了解和學(xué)習(xí)，使我們的審核工作跟上企業(yè)管理和技術(shù)發(fā)展的步伐，確保質(zhì)量管理體系審核的有效性。

七、持續(xù)提高質(zhì)量管理體系審核的有效性，必須實(shí)現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越。

1、實(shí)現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越是每一個(gè)認(rèn)證組織所渴望與追求的，也是每一個(gè)獲證組織所渴望與追求所期望的，持續(xù)不斷地進(jìn)行質(zhì)量管理體系審核的有效性研究，持續(xù)不斷地采取有效的審核措施和方法才能實(shí)現(xiàn)審核從優(yōu)秀到卓越的跨越，使受審核方的質(zhì)量管理從優(yōu)秀到卓越的跨越。審核首先要有思想或理念，要通過(guò)審核活動(dòng)的政策導(dǎo)向與方法將思想或理念落實(shí)到組織體系審核的具體運(yùn)作過(guò)程當(dāng)中去，并堅(jiān)持始終如一才能取得良好的效果。

2、質(zhì)量管理體系的有效性審核要真正將質(zhì)量管理八項(xiàng)基本原則作為審核的思想或核心價(jià)值觀，轉(zhuǎn)化到審核組織的質(zhì)量方針、目標(biāo)、過(guò)程程序當(dāng)中，質(zhì)量管理體系審核的過(guò)程方法要體現(xiàn)在形成文件的程序中。要從過(guò)程識(shí)別、要求確定、設(shè)計(jì)、實(shí)施、改進(jìn)和創(chuàng)新等多方面對(duì)過(guò)程進(jìn)行有效性審核。應(yīng)該對(duì)組織結(jié)構(gòu)是否適應(yīng)質(zhì)量管理體系實(shí)施和運(yùn)行進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)關(guān)注組織的團(tuán)隊(duì)合作、項(xiàng)目管理方面的作法，使組織結(jié)構(gòu)與以過(guò)程程序?yàn)橹鞯馁|(zhì)量管理體系相適應(yīng)。。